Le spese economali costituiscono una deroga rispetto al principio generale di necessaria programmazione degli acquisti essendo dirette a fronteggiare, con immediatezza e urgenza, esigenze impreviste, di non rilevante ammontare, inerenti al materiale non inventariabile occorrente per il corretto funzionamento della Struttura.
Sono rimborsabili tramite il fondo economale:
- le categorie di spese elencate nell’art. 15 del Disciplinare Agenti contabili e resa del conto
- le spese che non eccedono l’importo di 500,00 € (iva inclusa)
ITER DI RICHIESTA E RIMBORSO
Le procedure per l’acquisto, rese uniformi per tutte le sezioni e Laboratori INFN prevedono:
1) Il richiedente carica sul libro firma il modulo denominato “Richiesta di acquisto con fondo economale” completo di tutte le informazioni richieste. Il modulo dovrà essere sottoscritto, in ordine:
– dal Responsabile fondi (firma semplice)
– dal Responsabile amministrativo (firma semplice)
– dal Direttore. (firma semplice)
L’ultima sottoscrizione, con firma qualificata, sarà quella dell’Agente contabile – cassiere.
Ad iter di firma completato il richiedente potrà procedere all’acquisto.
2) Ad acquisto effettuato, il richiedente caricherà e sottoscriverà sul libro firma, preferibilmente con firma qualificata, il modulo denominato “Ricevuta di rimborso spese con fondo economale” completo di tutte le informazioni, con allegata la scansione digitale di tutti i giustificativi di spesa e presenterà, all’Agente contabile – cassiere, gli originali cartecei dei giustificativi stessi, riscuotendo l’importo quietanzato.
Il richiedente potrà procedere all’acquisto solo dopo la firma autorizzativa dell’Agente Contabile.
Per poter ottenere il rimborso sarà necessario presentare all’Agente Contabile:
- per spese fino a € 250,00 (iva inclusa) il documento commerciale di vendita o prestazione, quello comunemente chiamato scontrino che dovrà essere rigorosamente “parlante”
- per spese oltre i € 250,00 e fino a € 500,00 (iva inclusa)
- la FATTURA ELETTRONICA TRASMESSA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (nel caso di FORNITORE ITALIANO): in questo caso, il richiedente dovrà effettuare il pagamento per il solo importo imponibile (importo non ivato) comunicando i seguenti dati di fatturazione:
- Codice Destinatario GFR2HU
- Cessionario / Committente: Istituto Nazionale di Fisica Nucleare
- Codice Fiscale: 84001850589
- Esigibilità IVA: S (SCISSIONE DEI PAGAMENTI)
- Modalità di pagamento: MP01-contanti
- la FATTURA ELETTRONICA TRASMESSA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (nel caso di FORNITORE ITALIANO): in questo caso, il richiedente dovrà effettuare il pagamento per il solo importo imponibile (importo non ivato) comunicando i seguenti dati di fatturazione:
NON SARANNO RIMBORSATI:
- documenti commerciali di vendita o prestazione (scontrini) oppure fatture con data antecedente alla data di autorizzazione dell’Agente Contabile;
- fatture intestate al richiedente;
- scontrini o fatture presentate oltre i 30 giorni dal sostenimento della spesa e comunque non oltre la data di chiusura annuale del fondo economale;
- spese frazionate allo scopo di superare i limiti fissati dall’art. 17 del Disciplinare;
In caso di acquisti con il Fondo Economale su fondi Esterni chiedere sempre in primis al Servizio Amministrazione, in ogni caso è necessario richiedere l’emissione della fattura che dovrà obbligatoriamente riportare il codice CUP
Per il rimborso, una volta effettuato l’acquisto, potrete rivolgervi a Nicola Bartoli
In caso di necessità si prega di contattare Nicola Bartoli al seguente indirizzo: nicola.bartoli@lnl.infn.it